Outlook: saiba tudo sobre o webmail e seus serviços gratuitos

Os serviços de e-mail são populares e estão presentes no ambiente corporativo e, também, para uso pessoal. Um dos mais conhecidos e utilizados, tanto por empresas quanto por usuários comuns, é o Outlook, que conta com uma série de recursos gratuitos que facilitam o dia a dia.

Assim como outras ferramentas cheias de funcionalidades, o Outlook pode ser usado em várias situações que vão além de enviar e receber mensagens por e-mail. O serviço pode ser uma verdadeira agenda de contatos, organizador de rotinas e uma ferramenta que ajuda na administração de tarefas diversas.

Ao mesmo tempo, o serviço de e-mail conta com recursos de segurança que diminuem as chances de golpes e aumentam a segurança na rede e a privacidade de dados. Dessa maneira, é possível usar o Outlook também para mensagens que contenham informações confidenciais.

Saiba mais sobre o Outlook, conheça as principais ferramentas gratuitas oferecidas pelo serviço de e-mail, as vantagens de usar esse recurso e dicas para aproveitar ao máximo todas as funcionalidades que ele tem a oferecer.

O que é o Outlook?

O Outlook, também chamado de Microsoft Outlook, é um programa de envio e recebimento de e-mails, além de outras funções de gerenciamento de contatos e tarefas.

O serviço é integrado ao pacote Office, mas pode ser usado individualmente, por meio do navegador web. Também é possível acessá-lo por aplicativos.

O Outlook foi lançado em 1997 e, em 2012, o Hotmail, serviço on-line de mensagens da Microsoft, foi incorporado ao serviço, dando origem ao Outlook.com – serviço online de e-mails que pode ser acessado pelo navegador. Por outro lado, o Microsoft Outlook é um software utilizado a partir do download.

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Ferramentas gratuitas oferecidas pelo Outlook

Existem diversas funcionalidades gratuitas que podem ser usadas no Outlook. Elas facilitam o dia a dia de empresas e de usuários comuns. Conheça as principais ferramentas:

E-mail

O e-mail é a função mais conhecida do Outlook. Sua principal atribuição é enviar e receber mensagens para outros usuários. É possível definir a prioridade da mensagem, editar a fonte, incluir anexos, enviar hiperlinks, personalizar assinatura e diversas outras opções para a troca e recebimento de e-mails.

Calendário

O calendário do Outlook pode servir para agendar tarefas e reuniões em qualquer data ou mesmo criar lembretes úteis para a rotina, basta clicar no dia desejado para definir o compromisso, tempo de duração e enviar convites a outras pessoas, por exemplo. Ainda é possível personalizar o calendário, para exibir feriados e até eventos ou datas de jogos.

Organização e Tarefas

As funções do calendário possibilitam organizar as tarefas, sejam elas no âmbito profissional ou pessoal. Com os lembretes e alertas gerados na área de trabalho, notificação por celular, e-mail e no próprio aplicativo, é possível sempre lembrar de quaisquer compromissos incluídos no calendário do Outlook.

Grupo de e-mails

Os grupos de e-mail também facilitam a vida de quem deseja falar com mais de um contato, em vez de copiar todos na mesma mensagem ou enviar mensagens de forma individual. Com o Outlook, é possível criar um único canal que agrupa diferentes contatos, o que é útil para enviar mensagens a um grupo de estudos, por exemplo.

Pesquisa no e-mail

A pesquisa no e-mail auxilia a localização de mensagens, anexos e outras informações que estão no histórico de um usuário. É possível pesquisar por termos exatos ou relacionados e visualizar na mesma tela os resultados obtidos. Vale lembrar que, quanto mais amplo for o termo buscado, mais resultados tendem a aparecer.

Quais as vantagens de utilizar o Outlook?

Existem diversas vantagens ao utilizar o Outlook de forma corporativa ou pessoal, já que esse recurso pode ser acessado de maneira gratuita e conta com várias funcionalidades diferentes.

Acesso gratuito ao pacote Office (versão limitada)

Ao criar uma conta Microsoft, necessária para utilizar o Outlook, você ganha acesso a versões gratuitas do pacote Office, que tem programas como o Word (edição de textos), Excel (edição de planilhas) e PowerPoint (edição de apresentações), além do OneDrive (sistema de gestão de arquivos e pastas).

Acessibilidade

Outra vantagem do Outlook é sua acessibilidade, já que ele pode ser utilizado em:

• Programas para computador;
• Versão online para navegadores;
• Aplicativo de celular.

Além disso, a cada atualização a Microsoft cria novas facilidades para tornar a ferramenta mais acessível e fácil de usar. Um recurso útil é a navegação controlada por voz.

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Caixa de entrada e e-mails enviados criptografados

O Outlook utiliza a criptografia de dados na caixa de entrada e, também, após o e-mail ser enviado. Isso ajuda a aumentar a segurança da mensagem e evitar invasões ou vazamentos, já que a criptografia faz codificações que atrapalham a leitura de dados por parte de invasores.

Acesso offline aos e-mails

O Outlook permite acessar e-mails sem conexão à internet, ou seja, é possível visualizar mensagens mesmo sem conectividade. É importante lembrar que mensagens novas não chegarão ao e-mail sem internet, mas as mensagens recebidas enquanto havia conexão continuarão visíveis, inclusive se não houver mais internet.

Visualização de informações sobre os contatos

O Outlook permite criar contatos e gerenciar suas informações, além de visualizar dados dos usuários. Com ele, é possível ver nome completo, cargo, telefone e outras formas de comunicação, o que ajuda no envio de mensagens. Também dá para importar e exportar contatos a partir de planilhas e outras bases de dados.

Classificar e categorizar os e-mails

É possível categorizar e classificar os e-mails recebidos para organizar as mensagens e facilitar a localização de conversas. Ao definir categorias para os e-mails, você pode personalizar as cores, tarefas ou mesmo configurar mensagens para chegarem automaticamente em uma determinada pasta.

Dicas para utilizar o Outlook

Conheça as principais dicas para usar o Outlook da melhor maneira, seja profissionalmente ou pessoalmente. Se você quer saber ainda mais sobre como usar recursos tecnológicos, inscreva-se no curso Tecnologia na Palma da Mão 60+, da PROTESTE, e saiba como aproveitar ao máximo a internet, aplicativos e redes sociais com segurança.

Edite seu perfil no Outlook

O perfil no Outlook pode ser personalizado e você consegue colocar nome, dados de contato e foto de identificação. Para a alteração, acesse as opções de configuração pelo menu arquivo ou de configurações.

A personalização do perfil é importante para identificar a sua conta e oferecer a outros contatos informações úteis na hora de se comunicarem com você.

Crie pastas de e-mails

As pastas são outra vantagem do Outlook e ajudam a organizar mensagens, o que facilita a localização de conversas e arquivos. A criação é simples e basta clicar com o botão direito do mouse na “Caixa de Entrada” ou acessar o menu lateral à esquerda até encontrar a opção “Nova pasta”.

Também dá para criar subpastas a partir da primeira, pelo mesmo método. Renomeie cada uma delas para organizar as mensagens.

Crie grupos de e-mail

Os grupos de e-mail ou listas de distribuição ajudam a enviar mensagens para vários contatos de uma vez. Para criar, basta localizar nos menus de “Página Inicial” ou “Pessoas” a opção de “Grupos de Contatos”, para adicionar integrantes.

Você pode localizar contatos que estão salvos no seu Outlook, no catálogo de endereços da ferramenta ou incluir um novo contato manualmente, além de editar o nome da lista.

Coloque uma assinatura nos e-mails

A assinatura ajuda a personalizar os e-mails enviados. Também é possível incluir links, imagens e alterar tamanhos e cores de textos. Para editar, basta acessar as configurações, no ícone de engrenagem, ou a partir da opção “Mais ações”, ao enviar uma nova mensagem.

O Outlook permite criar assinaturas diferentes e definir uma padrão para todas as novas mensagens ou respostas.

Crie respostas automáticas

As respostas automáticas do Outlook são úteis em momentos de ausência, como períodos de férias. Esse recurso também pode ser acessado pelo menu de configurações e, depois, na opção de “Respostas Automáticas”.

A partir disso, podem ser criadas mensagens específicas ou utilizar modelos. Você ainda pode escolher dia e horário de início e término do envio dos textos automáticos.

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Conheça os serviços da PROTESTE

O Outlook pode ser uma ótima ferramenta para o ambiente de trabalho, já que facilita a organização de tarefas, marcação de reuniões e contato com colegas e com profissionais de outras empresas. Além disso, esse serviço pode ser um e-mail pessoal útil para cadastros em sites ou comunicação com qualquer pessoa.

Para aproveitar ao máximo os recursos e vantagens do Outlook, é preciso informação. A PROTESTE sabe o quanto se informar é importante para você tomar boas decisões e, por isso, produz conteúdos informativos sobre tecnologia (ConectaJá), direito do consumidor (SeuDireito) e saúde e bem-estar (MinhaSaúde).

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